Privacy | AVG Verklaring

Hoe gaat Modehoek Fashion & More om met persoonlijke gegevens?

Modehoek Fashion & More vindt je privacy erg belangrijk en is volledig transparant over hoe er met deze informatie wordt omgegaan. Persoonlijke gegevens die worden geregistreerd zijn essentieel voor het correct uitvoeren van onze dienstverlening en de optimalisatie daarvan.

De vastgelegde informatie is zorgvuldig geborgd en zal zonder toestemming nooit worden gedeeld met derden of commerciële partijen die niet zijn opgenomen in dit document. Uitzondering is als Modehoek wordt opgelegd informatie te verstrekken aan geautoriseerde instanties op basis van wet- en regelgeving.

Mocht er in de toekomst wel gebruik worden gemaakt van andere externe partijen waarmee persoonsgegevens worden gedeeld, dan wordt dit kenbaar gemaakt en gedetailleerd vastgelegd in een Verwerkingsovereenkomst die voldoet aan AVG wet- en regelgeving.

Onderstaande geeft duidelijkheid over wanneer, welke informatie voor welk doel wordt vastgelegd en gebruikt. Ook wordt uitgelegd hoe Modehoek gegevens verwerkt. Uiteraard conformeert Modehoek zich aan de nieuwe wet- en regelgeving bekend als AVG die per 25-5-2018 van kracht is.

Revisie 27 Maart 2020

Welke persoonlijke informatie

A. Voor- en achternaam.
B. Postcode met letters, huisnummer en woonplaats.
C. Telefoonnummer (optioneel).
D. E-mailadres (optioneel).
E. KBO-pasnr (op vertoon geldige pas).
F. Bedrijfsnaam.
G. IP adres en geanonimiseerd bezoekgedrag website (online bezoek).
H. Aankoophistorie, artikel, maat, kleur, bedrag, betaalwijze, vermelding in CRM.

Wanneer wordt wat vastgelegd

1. A B D E H: Deelname aan het spaarsysteem en KBO op vertoning (loyalty).
2. A B D H: Deelname aan specifieke kortingsacties (promoties).
3. A C D: (Na)bestellingen of pre-orders (noos en langetermijn).
4. A B C H: Klachten na aankoop, artikel naar coupeur (garantie).
5. A B C D F H: Factureren van geleverde diensten of goederen (zakelijk).
6. A B C D G: Website contactformulier invullen, website bezoek (online).

Doel en welke informatie gebruikt

a) 1. 2. Voor aankoophistorie en toekennen of verzilveren van loyalty.
b) 3. Voor communicatie over bestellingverloop.
c) 4. Om aankoophistorie in te kunnen zien bij garantiekwesties, inzien of artikel naar coupeur is geweest, maar ook om verloren tegoedbonnen / cadeaubonnen terug te vinden en het reproduceren van een (verloren) kassabon.
d) 5. Om zakelijke dienstverlening of zakelijke leveringen te kunnen factureren.
e) 1. 2. Voor promoties of nieuwsbrieven per postverwerker of email via externe partij MAILCHIMP (max 12x p.j.).
f) H. Produceren van geanonimiseerde statistieken en rapportages voor optimalisatie dienstverlening.
g) 6. Voor optimalisatie online omgeving en website.

Verwerking van gegevens

Verzameling en verwerking:
1.) Papieren invulkaart kassa, die binnen 5 dagen is ingevoerd in het administratie systeem van Modehoek.
2.) Directe invoer in klantenbestand tijdens aankoop in computerkassa.

Vernietigen achtergelaten info:
Persoonlijke informatie (achtergelaten op papieren invulkaart) wordt digitaal toegevoegd en daarna vernietigd. Persoonlijke informatie wordt nooit aangeboden aan een papier recycle kanaal. Klanten zijn zelf verantwoordelijk voor gepersonaliseerde kassabonnen die worden verstrekt als betaal/garantiebewijs na aankoop.

Verwerkingsverantwoordelijke:
1-) Eigenaresse.
2-) Filiaal Manager.
3-) Personeelslid met autorisatie CRM.

Toegang tot gegevens

Naast genoemde 1-), 2-) en 3-) heeft verwerker Specialist Retail Systems B.V. volledig toegang tot persoonlijke data. Middels cloudhosting staan zij garant voor beveiliging, privacy en backup’s omtrent alle gegevens. Details zijn gedetailleerd vastgelegd in een Verwerkingsovereenkomst.

Personeelsleden met inlogcode kassa kunnen beperkt klantendata inzien. De informatie is door hen niet te wijzigen en het is niet mogelijk deze informatie digitaal te onttrekken. Zichtbare informatie: Naam, adres, postcode, mailadres, datum laatste aankoop en puntensaldo

Bewaartermijn en actualisatie

Alle vastgelegde informatie wordt ieder jaar gefilterd op actief of inactief. Als afgelopen 5 jaar geen aankopen zijn gedaan op persoonlijke klantenkaart, wordt alle aanhangende data zoals persoonsgegevens, aankoophistorie, CRM incl. puntensaldo definitief verwijderd.

Klanten kunnen op verzoek inzicht krijgen in geregistreerde gegevens en data. Indien gewenst wordt alle data verstrekt in een excel sheet of PDF. Wij volgen de regel ‘Recht op Dataoverdracht’. Doorlooptijd maximaal 5 werkdagen.

Als een ‘nieuwe’ klant zich inschrijft op een adres waar al een klant is ingeschreven, wordt eerste inschrijving nooit gewist. Het huisnummer van eerste inschrijving wordt verwijderd, totdat eerste inschrijving zich wederom meldt om oude gegevens te verhuizen naar een nieuw adres.  Doorlooptijd maximaal 5 werkdagen.

Wijzigingen of verwijderen van informatie wordt z.s.m. doorgevoerd op aangeven van klant. Wij volgen de regels ‘Recht op mutatie’ en ‘Recht om vergeten te worden.‘ Doorlooptijd maximaal 5 werkdagen.

Informatie, van personen die zich voor de 2e keer inschrijven en vergeten zijn dat ze zich al eerder hebben ingeschreven, wordt alleen bij absolute zekerheid samengevoegd tot 1 kaart. De punten die je tegoed hebt worden dan toegevoegd op de kaart van de eerste inschrijving.

Modehoek is niet verantwoordelijk voor eventuele gevolgen voortvloeiend uit het verkeerd overnemen van handgeschreven informatie. Onduidelijke handschriften beperken soms de leesbaarheid. Uiteraard wijzigen wij onjuiste gegevens na aangeven klant.

Klanten jonger dan 16 jaar hebben toestemming nodig van ouder of voogd om ingeschreven te mogen worden.

Wat is de procedure bij een datalek?

Als er ondanks alle beveiligingsmaatregelen en zorgvuldigheid toch een datalek zijn opgetreden, dan wordt dit door Modehoek Fashion & More binnen 72 uur gemeld aan het meldloket Autoriteit Persoonsgegevens. Ook worden klanten in zo’n situatie (waar mogelijk) direct geïnformeerd. Dit gebeurt persoonlijk richting ingeschreven klanten die de winkel bezoeken, via een bericht per mail, via berichten op Social Media en informatie op de website www.modehoekfashion.nl.

Voor meer informatie, vragen en opmerkingen, neem contact op met Modehoek Fashion & More. De laatste versie / revisie van deze privacyverklaring is altijd te vinden op deze website.